Eén van de stappen uit de workshops ‘Gerust groeien met een klare kijk op je cijfers’ bestaat uit het overlopen van alle facturen en ander kosten die door je boekhouder werden geregistreerd.
We onderzoeken daarbij 2 dingen:
- staan alle kosten op de juiste rekening geboekt (daarover later meer)?
- ontbreken er geen kosten?
Vooral bij éénmanszaken blijkt dit laatste vaak het geval. Hoe komt dat?
De boekhouding van éénmanszaken
Voor éénmanszaken wordt meestal een enkelvoudige boekhouding opgezet. Dat betekent dat enkel de aankopen (facturen, bonnekes, …) en verkopen (verkoopfacturen, dagontvangsten) worden geregistreerd in de boekhouding. Bank en kasboek moeten wel worden bijgehouden door de ondernemer, maar worden doorgaans niet in de boekhouding verwerkt.
Een enkelvoudige boekhouding is dus minder arbeidsintensief dan een dubbele boekhouding, waar ‘het financieel’ wel wordt geboekt (verplicht voor de meeste vennootschappen). Voor jou als ondernemer is dit een stuk goedkoper, maar jammer genoeg heeft dit ook nadelen.
Nadelen van een enkelvoudig boekhouding.
In een enkelvoudige boekhouding missen we een controle die bij het dubbel boekhouden wel gebeurt. Bij het boeken van het financieel worden alle betalingen (in en uit) gekoppeld aan het bijhorende verkoop- of aankoopdocument. Vinden we voor een financiële transactie geen match, dan gaat er onmiddellijk een alarm af: ontbreekt hier een document? Omgekeerd kan je uit een dubbele boekhouding ook afleiden welke verkopen of aankopen onbetaald bleven: zeker nuttige info.
In een enkelvoudige boekhouding is deze controle niet ingebouwd en bestaat dus het risico dat sommige kosten niet in de boekhouding terecht komen zonder dat dit opvalt.
Gevolgen ontbrekende kosten
Die zijn best groot: een onderschatting van je kosten en een overschatting van je winst. Je krijgt dus een te positieve kijk op de rentabiliteit van je onderneming waardoor je misschien foute beslissingen neemt.
En ook: je zal hogere sociale bijdragen én belastingen betalen voor je éénmanszaak.
Beide gevolgen zijn absoluut te mijden.
Hoe voorkomen?
De eenvoudigste oplossing: je boekhouder vragen een dubbele boekhouding te voeren voor je éénmanszaak. Dat is niet gebruikelijk maar het kan perfect.
Voorwaarde is wel dat je de inkomsten en uitgaven van je zaak strikt gescheiden houdt van je privétransacties. Best werken met een aparte professionele zichtrekening dus, waarvan je de uittreksels aan je boekhouder bezorgt, samen met je kasboek, waarin je je professionele cashontvangsten en uitgaven noteert.
Wil je toch blijven werken met de (goedkopere en eenvoudigere) enkelvoudige boekhouding, dan is het zaak dat je zelf goed nakijkt of er geen kosten ontbreken in je boekhouding.
Voor sommige kosten kan dat eenvoudig: je kan in je boekhouding (via een rapport ‘historiek algemene rekeningen’ of in het klantenportaal) nakijken of bijv. alle maandelijks terugkerende telecomfacturen of facturen voor gas en elektriciteit werden geboekt.
Voor andere kosten kan je een ‘logische’ controle doen: zijn bijv alle kosten van je auto geboekt: verzekering, verkeersbelastingen, pechverhelping, onderhoud, verbruik…
En tenslotte kan je ook zelf je banktransacties overlopen en nagaan of je voor alle betalingen een onderliggend document aan je boekhouder hebt bezorgd.
In ’t kort
Voor een éénmanszaak wordt meestal een enkelvoudige boekhouding gevoerd. Daardoor is het dubbel belangrijk ervoor te zorgen dat je voor alle uitgaven (en inkomsten) een onderliggend document aan je boekhouder bezorgt.
Hulp nodig?
Wil je hiermee aan de slag maar weet je niet goed hoe hieraan te beginnen? Schrijf je dan nu in voor de eerstvolgende workshop.
Naar overzicht blog